Без понимания специфики программного обеспечения как актива, бухгалтерам приходится часто ломать голову над тем, как его правильно учитывать. Однако, важно и другое: если в организации используется пиратское программное обеспечение, то взять на баланс его невозможно, поскольку компания не располагает лицензией, которая представляла бы собой ценный актив, даже при наличии чека с «базара» или от неавторизованного продавца.

Ситуация еще более щепетильна, если принять во внимание, что не уплачиваются соответствующие налоги, как было бы в случае приобретения лицензированного программного обеспечения.

В этой статье мы расскажем о легитимных способах приобретения программных продуктов Microsoft и документах, необходимых для их правильной постановки на баланс.

Компьютерные программы поддерживают деятельность компаний, что делает их более продуктивными и эффективными. На серверах хранится важная информация, как самих компаний, так и их клиентов и поставщиков. Тем не менее, некоторые компании предпочитают использовать компьютерные программы без соответствующих лицензий. Если какая-либо компания не приобрела лицензионное программное обеспечение и, в результате этого, может сократить свои рабочие расходы по сравнению с компанией, которая поступила законным образом и приобрела соответствующие лицензии, такая практика может способствовать недобросовестной конкуренции, предоставляя отдельным компаниям неоправданные преимущества и непосредственно нарушая основные принципы свободного и равного предпринимательства.

Это, очевидно, подвергает компании риску, так как программное обеспечение является объектом авторского права и в этом качестве охраняется действующим законодательством. В дополнение к возможным правовым последствиям, использование нелицензионного программного обеспечения создает ряд рисков для репутации и функционирования, способных нанести серьезный ущерб организации и ее повседневной деятельности. Более того, страны с высоким уровнем пиратства программного обеспечения подвергаются серьезному риску безопасности. Недавнее исследование, проведенное IDC под названием «Опасный мир контрафактного и пиратского программного обеспечения», выявило, что копии загруженных из Интернета пиратских программ в 78% случаев сопровождаются отслеживающими механизмами / программами-шпионами, а в 36% – троянскими вирусами и другими вредоносными рекламными материалами. Необходимые обновления безопасности по ряду обнаруженных вредоносных кодов и вирусов можно загрузить только легальным способом, а если они отключены, ПК остаются полностью уязвимыми.

Использование программного обеспечения разрешено только по соглашению с правообладателем. Такие соглашения называются лицензионными. В настоящий момент в отношении продукции Microsoft существует четыре способа приобретения лицензионного программного обеспечения.

Первый способ – приобретение компьютера с предустановленным программным обеспечением. Это так называемые OEM-версии продуктов (Original Equipment Manufacturer – изготовитель комплексной системы), которые позволяют сразу же начать пользоваться компьютером. На компьютере, например, уже может быть предустановлена операционная система или пакет офисных и специализированных приложений.

Как правило, лицензионная версия программного обеспечения сопровождается соответствующим Сертификатом подлинности продукта или этикеткой GML («Оригинальный продукт Microsoft»), сопроводительной документацией и носителем (диском) для восстановления системы.

Второй способ – приобретение «Продукта в полной упаковке» (FPP) или программного обеспечения в коробочной версии через розничную компанию. Коробки снабжены Сертификатом подлинности продукта, нанесенным на саму коробку, поэтому необходимо сохранять оригинальную упаковку.

Третий способ – программы корпоративного лицензирования, используемые компаниями. В этом случае организация вступает в контакт с партнером Microsoft, с целью определить оптимальную Программу корпоративного лицензирования, и заключить соответствующее лицензионное соглашение.

Существуют различные виды соглашений, но, как правило, в таких соглашениях определяется наименование и количество программ, а также количество рабочих станций (компьютеров) или пользователей, на которых распространяется соглашение.

Четвертый способ осуществляется в режиме онлайн на авторизованном веб-сайте производителя программ или его авторизованного партнера, с использованием различных способов оплаты. Здесь важно быть уверенным в том, что веб-сайт действительно является авторизованным продавцом лицензий, а не сайтом, продающим по дешевке пиратские копии программ.

После успешной оплаты, покупатель должен получить электронное письмо с указанием наименования продукта, количеством приобретаемых лицензий, ссылкой для загрузки установочной копии и процедуры активации продукта. Копию данного письма, а также документ, подтверждающий оплату, необходимо сохранить и впоследствии использовать для целей бухгалтерского учета.

Директор по лицензированию Евгений Данилов, Штаб-квартира Microsoft по Центральной и Восточной Европе.

Р.